Personeelsplanning is één van de complexste domeinen om in software te vangen. Het moet shifts samenstellen, tijdregistratie bijhouden en flexkrachten inhuren. Elk onderdeel is op zichzelf al een volwaardige applicatie.
Intus Workforce Solutions bracht dit allemaal samen in InPlanning: een totaalsysteem dat het complete spectrum van personeelsplanning afdekt. Dat levert niet alleen operationeel gemak op, maar ook een schat aan data. Data met veel meer potentieel dan tot nu toe werd benut.
De uitdaging
Intus stelde via Analytics al volop managementinformatie beschikbaar; het overgrote deel van de klanten gebruikte dit om datawarehouse-inzichten te ontsluiten. Maar deze aanpak liep tegen zijn grenzen aan.
De managementinformatie die Intus aanbood was niet volledig, lastig schaalbaar en moeilijk uitbreidbaar. Bovendien konden klanten uitsluitend toegang krijgen tot deze data via een eigen datawarehouse. Gebruikers van InPlanning zelf hadden geen directe toegang tot data die aansloot op hun eigen autorisatieniveau.
Daarnaast wilde Intus de capaciteit van InPlanning opschalen. Met het gebruiken van Kubernetes in de cloud kunnen implementaties snel opgespind en opgeschaald worden. Het enige probleem hierbij? Datasoevereiniteit. Ook in Kubernetes staat klantdata op servers van derde partijen.
Intus’ klanten in de zorgsector en de (semi-)overheidssector hebben als strenge eis dat hun data in Europa blijft en niet terecht komt bij Amerikaanse hyperscalers zoals AWS, Azure of Google Cloud. Voor Intus is dit geen technische concessie, maar een bewuste strategische keuze.
De visie is dat cybersecurity, privacy en datasoevereiniteit voorop staan in InPlanning. Dit vertaalt zich naar investeringen in talent dat op basis van open-source software infrastructuur bouwt die op alle mogelijke Europese servers en clouds kan draaien.
De oplossing
Wolk ontwikkelde samen met Intus een data analytics platform voor InPlanning dat gebouwd is op open-source software. Het platform transformeert InPlanning-data naar bruikbare, actiegerichte inzichten, of dat nou in een Business Intelligence dashboard is, of beschikbaar wordt gemaakt als datasets voor data scientists bij Intus’ haar klanten.
Het Insights Data Platform is opgebouwd uit de volgende open source bouwblokken:
- Clickhouse - een columnar en OLAP-gebaseerde database engine voor het repliceren van de InPlanning applicatiedatabase en het draaien van datatransformaties.
- SQLMesh - een Python-gebaseerde tool voor datatransformaties. De gerepliceerde InPlanning data wordt periodiek omgezet in een Medaillon Architectuur, die een star schema produceert voor analyses. Denk aan feittabellen voor diensten en dimensietabellen voor medewerkers.
- Apache Superset - een Business Intelligence dashboard applicatie. In Superset wordt de data geaggregeerd voor visualisaties & grafieken, die door Intus en haar klanten worden ontwikkeld.
- OVHCloud - een Franse hyperscaler met een volwassen Managed Kubernetes Service waar de Helm charts van het data platform draaien.
Cruciaal in deze architectuur: elke klant draait op een eigen, dedicated data stack. Eigen Clickhouse, eigen transformatie-pipeline, eigen dashboardomgeving: volledig gescheiden van andere klanten. Dit maakt het data platform ook flexibel: je kan beginnen met een kleine K8s voetafdruk, maar opschalen wanneer de terabytes gaan binnenstromen.
De samenwerking
Een open-source data platform bouwen vereist een balans tussen twee soorten kennis: specialisatie in DevOps & data engineering, en diepgaande domeinkennis over InPlanning en hoe het wordt ingezet door de klanten om planningen te maken voor duizenden medewerkers. Deze balans was dé werkwijze van de ontwikkelsprints met de developers van Intus.
Om snel te prototypen, ontwikkelden Wolk & Intus tegelijkertijd de SQLMesh data modellen en de Helm charts om de data stack vorm te geven. Op deze manier konden we snel experimenteren met de flow van de data transformaties en de BI inzichten die te maken zijn met InPlanning data. Ook konden we de eerste demo omgevingen presenteren aan de klanten van Intus, zodat we een directe feedbackloop kregen met de toekomstige gebruikers.
“Het project begon met één grote vraag: hoe maken we InPlanning-data écht bruikbaar voor onze klanten? Wat ik het meest waardeer aan de samenwerking met Wolk is dat we niet alleen een technisch platform hebben gebouwd, maar samen steeds de afweging hebben gemaakt tussen wat haalbaar is en wat klanten daadwerkelijk nodig hebben. Het product Insights zoals we het nu hebben staan is daar het bewijs van.” - Sarwin, Product Owner Insights @ Intus
Het resultaat
Een selecte groep beta klanten van Insights Data Platform kunnen op dit moment hun eigen (self service) BI dashboards maken met (near) realtime planningsdata. Ook kunnen ze gebruik maken van de ‘ruwe’ data: het volledige schema kan worden geïmporteerd vanuit een dedicated S3-gebaseerde bucket. Hierdoor kan de klant ‘spelen’ met eigen inzichten die voor hun planningsituaties het belangrijkst zijn.
Voor Intus betekent dit minder druk op de technische consultants. Standaard dashboards of analyse tabellen kunnen nu op één centraal punt live gezet worden. De consultant kan de behoeften ophalen bij één klant, maar beschikbaar maken voor alle klanten. Zo bedien je niet één use case, maar breng je nieuwe inzichten naar alle InPlanning gebruikers.
De toekomst
Op dit moment zijn enkele Intus klanten ge-onboard op de beta van het data platform. Later dit jaar volgt de rest en zal ook internationalisering nodig zijn voor de klanten van Intus in het buitenland.
Het data platform zelf is het fundament waarop verder gebouwd gaat worden. Met alle planningsdata op één plek zijn niet alleen meer dashboards te bouwen, maar ook voorspellende algoritmes en analyses.
Data science hypotheses zoals “met het huidige verloop, waar krijgen we dit jaar problemen met de bezettingsgraad van de afdeling?” zijn dan ook mogelijk. Het doel is uiteindelijk om met deze diepere analyses fundamentelere uitdagingen te vinden bij de klanten van Intus, zodat hun planningen nog effectiever worden.
Wil je ook historische data omzetten naar bruikbare inzichten? Bij Wolk helpen we organisaties met het ontwerpen en bouwen van data platforms die passen bij hun specifieke eisen. Neem contact op via info@wolk.work.
